COD RECONCILIATION WORKSPACE

Quản lý hệ thống JFS - Trọng Quí Logistics

Một trang quản lý cả hai công ty. J&T Cargo tính COD từ file Excel/CSV; Best Cargo nhập tổng COD có sẵn từ hệ thống. Nhập tiền mặt, chuyển khoản và dư nợ theo từng công ty, từng shipper, từng ngày rồi xuất một báo cáo chung.

● Chạy trên máy tính · Không cần backend

01Ngày báo cáo & lưu dữ liệu

Lưu tự động trên trình duyệt

Ngày đối soát

Ngày dữ liệu COD / ngày ký nhận

Tìm shipper trong báo cáo

Dữ liệu đối soát được lưu trong trình duyệt trên máy này theo ngày. Khi bạn khóa shipper, số “Còn phải nộp” đã chốt sẽ tự động chuyển vào cột “Dư nợ ngày trước” của ngày liền sau khi mở ngày đó trên cùng trình duyệt/máy. Không xóa dữ liệu trình duyệt nếu chưa xuất file sao lưu; để dùng trên máy khác, hãy xuất báo cáo và chuyển file sao lưu.

02ABáo cáo COD J&T Cargo

Chưa nhập file J&T Cargo

Kéo thả file J&T Cargo vào đâyhoặc bấm để chọn · .xlsx, .xls, .csv, .json (JFS Connector)

Tỷ lệ ký QR theo shipper

COD支付状态 = Trực tuyến

Tự động dùng chung ngày ký nhận đã chọn ở mục Đối soát COD.

Shipper	Tổng đơn COD hợp lệ	Đơn ký QR	Tỷ lệ ký QR
Chưa có dữ liệu.

Tổng đơn COD hợp lệ chỉ gồm vận đơn có “Ký hiệu ký nhận” = “Ký nhận bình thường” và “COD支付状态” để trống, “Trực tiếp” hoặc “Trực tuyến”. Tính theo mã vận đơn duy nhất; không thay đổi công thức đối soát COD bên dưới.

Đối soát COD chính: trạng thái COD trống hoặc “Trực tiếp”; ký nhận bình thường; bao gồm cả đơn COD lớn hơn 0 và đơn COD = 0 để shipper vẫn xuất hiện trong báo cáo; bỏ dòng chưa có giá trị COD; vận đơn trùng giữ bản ghi có thời gian ký nhận mới nhất.

02BBáo cáo COD Best Cargo

Nhập COD, tiền mặt và chuyển khoản theo từng shipper. Không cần nhập số đơn.

Nhập thủ công

Nhập file tổng COD Best Cargo (.xlsx, .xls, .csv)

Tự dò dòng tiêu đề và ghép đúng cột Courier/Tên shipper với Total of COD Extrapolation/Tổng COD; không lấy theo vị trí cột cố định.

Shipper Best	COD phải thu	Tiền mặt (₫)	Chuyển khoản (₫)	Dư nợ ngày trước	Tổng đã nộp	Còn phải nộp
Nhập file Best Cargo để tạo danh sách shipper.

Sau khi nhập file Best Cargo, nhập tiền mặt, chuyển khoản và dư nợ ngày trước cho từng shipper. Còn phải nộp = COD + dư nợ ngày trước − tiền mặt − chuyển khoản. Với chuyển khoản, có thể dán bill bằng Ctrl + V; số tiền nhận dạng được sẽ cộng dồn.

03Báo cáo COD J&T Cargo

Bảng chi tiết bên dưới chỉ hiển thị shipper J&T Cargo. Báo cáo Best Cargo nằm riêng ở mục 02B.

Tổng COD phải thu

0 ₫

Tổng hợp cả hai công ty

Tổng đã nộp

0 ₫

Tiền mặt + chuyển khoản

Tổng còn phải nộp

0 ₫

Đã tính dư nợ ngày trước

Số shipper

Tổng số shipper của hai công ty

#	Công ty	Shipper	Số đơn	COD phải thu	Tiền mặt	Chuyển khoản	Tổng đã nộp	Dư nợ ngày trước	Còn phải nộp	Số chênh lệch sau khóa	Trạng thái	Khóa
Nhập dữ liệu J&T hoặc Best Cargo để bắt đầu.

Công thức: Còn phải nộp = COD phải thu + dư nợ ngày trước − tiền mặt − chuyển khoản. Nhân viên cùng tên ở hai công ty vẫn được tính thành hai dòng riêng.

04Tổng hợp theo công ty

Công ty	Số shipper	Số đơn	COD phải thu	Tiền mặt	Chuyển khoản	Tổng đã thu	Còn phải nộp

Điều phối tiền từ nguồn thu COD hai bưu cục

Nguồn tiền khả dụng = tiền mặt + chuyển khoản đã thu của J&T Cargo và Best Cargo − các khoản chi đã ghi nhận trong ngày.

Nội dung chi	Số tiền

06Điều PICK

Đồng bộ danh sách điều phối lấy hàng từ JFS, gán shipper theo địa chỉ và sao chép mã vận đơn theo nhóm.

API JFS · omsOrderDispatch/page

Từ ngày Điều PICK

Đến ngày Điều PICK

Tự đồng bộ Điều PICK mỗi 5 phútTự động bật · lượt đầu sau 5 phút

Tìm mã vận đơn / địa chỉ / cửa hàng

Lọc shipper

Lọc địa chỉ

Chọn khoảng ngày bên dưới rồi bấm “Đồng bộ Điều PICK”. Chức năng này chỉ tải dữ liệu Điều PICK, không đồng bộ các nguồn khác. Chỉ dùng địa chỉ lấy hàng để gán shipper; không tự đoán địa chỉ chưa có ánh xạ.

Mã vận đơn	Địa chỉ lấy hàng	Cửa hàng / người gửi	Bưu cục lấy	Thời gian tạo	Trạng thái	Shipper phụ trách
Chưa đồng bộ dữ liệu Điều PICK.

Bảng ánh xạ địa chỉ → shipper

Khớp toàn bộ địa chỉ sau khi chuẩn hóa khoảng trắng và chữ hoa/thường. Dấu tiếng Việt được giữ nguyên.

Địa chỉ đã khai báo	Shipper	Cập nhật
Chưa có ánh xạ. Thêm địa chỉ và shipper ở trên.

Lưu ý: ánh xạ và danh sách Điều PICK được lưu trong trình duyệt hiện tại. Đổi shipper trong bảng ánh xạ sẽ áp dụng ngay cho các đơn đang lưu và những lần đồng bộ sau. Đơn chưa khớp sẽ hiện “Chưa gán shipper”.

05Tính tỷ lệ ký nhận POD 2400

Nhập file 002 – Giám sát hàng đến và file 003 – Giao hàng thất bại. Đối chiếu bằng mã vận đơn để không trừ nhầm đơn cũ giao lại.

Từ ngày hàng đến

Đến ngày hàng đến

Chọn ngày trong khoảng đã đồng bộ. Chỉ nhóm đơn hàng đến của ngày được chọn được dùng để tính tỷ lệ POD; danh sách giao thất bại được đối chiếu theo mã vận đơn trong dữ liệu đã đồng bộ.

File 002 – Giám sát hàng đến (.xlsx, .xls, .csv)

Tự dò dòng tiêu đề và cột Mã vận đơn / Số kiện.

File 003 – Giao hàng thất bại (.xlsx, .xls, .csv)

Chỉ các mã vận đơn cũng có trong file 002 mới được tính là thất bại của lô hàng mới.

Tổng đơn hàng đến mới

—

Đếm mã vận đơn duy nhất trong file 002

Đơn mới giao thất bại

—

Mã vận đơn trùng giữa 002 và 003

Đơn POD thành công ước tính

—

Tổng đơn mới − đơn mới giao thất bại

Tỷ lệ POD

—

POD thành công ÷ tổng đơn mới

Tỷ lệ POD2400 theo COT

—

ZXZB trong ngày + ZXJB từ ngày trước

Chọn cả hai file để tính tỷ lệ POD.

Chỉ số đối chiếu	Số lượng	Diễn giải
Chưa có dữ liệu POD.

Lưu ý: công thức hiện coi mọi vận đơn thuộc file 002 nhưng xuất hiện trong file 003 là giao thất bại trong lô mới. Các vận đơn ở file 003 không xuất hiện trong file 002 được xem là đơn cũ giao lại và không bị trừ. Nếu file 002 có nhiều dòng cho cùng mã vận đơn, chỉ đếm một vận đơn để tránh đếm trùng.

POD2400 theo COT: mã nhiệm vụ bắt đầu bằng ZXZB được tính vào ngày đến; mã bắt đầu bằng ZXJB được chuyển sang ngày kế tiếp. Để tính ngày đầu tiên của khoảng chính xác, dữ liệu nguồn cần bao gồm cả ngày trước đó.

06Kiểm tra hàng đến đã được quét giao trên app chưa

Đối chiếu mã vận đơn hàng đến với file giám sát giao hàng; xác định cả đơn chưa có dữ liệu giao và đơn đã giao nhưng chưa có thời gian ký nhận.

File lượng hàng đến (.xlsx, .xls, .csv)

Tự dò cột Mã vận đơn trong 25 dòng đầu.

File đã quét giao trên app (.xlsx, .xls, .csv)

Đọc Mã vận đơn, Thời gian giao hàng và Thời gian ký nhận. Cột Thời gian ký nhận có dữ liệu mới được tính là đã ký nhận.

Từ ngày hàng đến

Đến ngày hàng đến

Chọn một ngày hoặc khoảng ngày (ví dụ 7–10). Phần mềm lấy các mã hàng đến trong khoảng đó, đối chiếu với toàn bộ file giao hàng và loại đơn đã có thời gian ký nhận khỏi danh sách cần xử lý.

Hồ sơ hoàn/chuyển tuyến được đồng bộ cùng nút “Đồng bộ tất cả nguồn JFS”. Trạng thái đang duyệt/đã duyệt sẽ được loại trừ; hồ sơ bị từ chối vẫn hiện kèm cảnh báo để báo shipper giao lại.

Tổng mã hàng đến trong ngày

—

Mã vận đơn duy nhất

Có trong file giao hàng

—

Mã có trong file thứ hai

Chưa có dữ liệu giao

—

Không tìm thấy mã trong file giao

Chưa ký nhận

—

Gồm đã quét giao và chưa quét giao; loại trừ kiện vấn đề và đã ký nhận

Kiện vấn đề thiếu quét lại

—

Có ngày bị gián đoạn, kể cả đã quét lại sau đó

Chọn đủ hai file để đối chiếu.

Đơn hoàn chưa ký nhận – API JFS

Lấy mã từ nhóm “Chưa có dữ liệu giao”, đối chiếu yêu cầu hoàn đã duyệt thuộc SG Vĩnh Lộc. Bấm tiêu đề cột để sắp xếp; tích chọn mã để sao chép.

Mã chưa có dữ liệu giao gửi tra cứu

—

Đơn hoàn đã duyệt, chưa ký nhận

—

Chưa tra cứu API hàng hoàn.

	Mã vận đơn ↕	Người nhận ↕	SĐT người nhận ↕	Địa chỉ nhận hàng chi tiết ↕	Trạng thái yêu cầu ↕	Điểm sở hữu đơn/thu gom ↕	Điểm tạo yêu cầu hoàn ↕	Lý do hoàn ↕	Ngày tạo yêu cầu ↕	Ngày duyệt ↕
Chưa có dữ liệu.

Bảng có thanh cuộn ngang bên dưới — kéo sang phải để xem các cột còn lại. Tag SLA nằm ngay cạnh mã vận đơn. Tích ô ở cột # để chọn từng mã; tích ô # trên tiêu đề để chọn tất cả mã đang hiển thị theo bộ lọc hiện tại, sau đó bấm “Sao chép mã vận đơn”.

Tìm mã vận đơn / nhân viên

	Mã vận đơn ↕	Nhân viên quét hàng đến ↕	Thời gian đến kiện ↕	Nhân viên giao hàng ↕	Thời gian giao hàng ↕	Thời gian kiện bất thường ↕	Nguyên nhân kiện bất thường ↕	Thời gian ký nhận ↕	Trạng thái đối soát ↕
Chưa có dữ liệu đối chiếu.

Đối chiếu danh sách hàng đến với file giám sát giao hàng. Có thể lọc theo ngày, tìm mã vận đơn, xem trạng thái ký nhận, sao chép mã và xuất Excel.

07Kiểm kho – Đối chiếu hàng vật lý

Đối chiếu danh sách vận đơn trên hệ thống “Đã quét/giao, chưa ký nhận” với mã vận đơn bạn scan trực tiếp từ hàng vật lý. Danh sách bên dưới chỉ hiện mã hệ thống có nhưng chưa được scan vào.

Để kiểm kho, hãy nhập file hàng đến và file giám sát giao hàng trong mục “Kiểm tra quét giao hàng”. Bạn có thể chọn khoảng ngày riêng cho Kiểm kho mà không làm thay đổi bộ lọc của mục Kiểm tra quét giao hàng.

Từ ngày hàng đến

Đến ngày hàng đến

Chọn khoảng ngày hàng đến để xác định danh sách vận đơn cần kiểm kho trên hệ thống. Ngày kiểm kho độc lập với bộ lọc của mục Kiểm tra quét giao hàng.

Vận đơn hệ thống cần kiểm

—

Đã quét/giao nhưng chưa ký nhận, theo khoảng ngày

Mã hàng vật lý đã scan

Số mã duy nhất bạn đã nhập

Thiếu hàng vật lý

—

Có trên hệ thống nhưng chưa scan thấy

Scan / nhập mã vận đơn của hàng vật lý

Mã scan được dùng để đối chiếu với danh sách vận đơn hệ thống ở trên. Hệ thống nhận mã J&T Cargo đúng định dạng 12 chữ số bắt đầu bằng 53; mã không đúng định dạng sẽ được báo riêng và không dùng để đối chiếu. Mã bị scan trùng sẽ chỉ tính một lần và được liệt kê để bạn kiểm tra. Dữ liệu trong ô được giữ lại khi đổi khoảng ngày.

Chưa có mã scan.

Tìm mã vận đơn / nhân viên trong danh sách thiếu

Chưa chọn mã nào

	Mã vận đơn ↕	Nhân viên quét hàng đến ↕	Thời gian đến kiện ↕	Nhân viên giao hàng ↕	Thời gian giao hàng gần nhất ↕	Thời gian kiện bất thường ↕	Nguyên nhân kiện bất thường ↕	SLA ↕	Trạng thái ↕
Chưa có dữ liệu đối chiếu.

Lưu ý: dữ liệu được đối chiếu trên toàn bộ file giám sát giao hàng đã nhập, còn tập mã hàng đến được giới hạn theo khoảng ngày đã chọn. Đổi khoảng ngày ở mục “Kiểm tra quét giao hàng” rồi bấm “Áp dụng ngày” để cập nhật danh sách này.

Theo dõi ca kiện vấn đề

Chỉ lấy các đơn có ghi nhận nguyên nhân kiện vấn đề trong lịch sử quét giao, sau đó tra lịch sử đăng ký qua API JFS. Không cộng đơn chỉ quét giao thông thường.

Bưu cục đăng ký ca kiện vấn đề

Mỗi ca hợp lệ phải cách lần kiện trước tối thiểu 4 tiếng; trước 12:00 là ca sáng, từ 12:00 là ca chiều; tối đa 2 ca/ngày. Đạt 3 ca hợp lệ sẽ gắn tag đăng ký hoàn.

Chưa tra cứu lịch sử kiện vấn đề.

Cột “Ngày hàng đến” cho biết kiện đến ngày nào. Tích chọn từng mã hoặc ô ở tiêu đề để chọn tất cả đơn đang hiển thị, sau đó bấm “Sao chép mã đã chọn”. Bấm vào tiêu đề cột để sắp xếp tăng/giảm.

Chưa chọn mã nào

	Mã vận đơn ↕	Ngày hàng đến ↕	Nhân viên giao hàng ↕	Lần kiện gần nhất ↕	Nguyên nhân kiện vấn đề ↕	Lượt API ↕	Ca hợp lệ ↕	Ca hôm nay ↕	Trạng thái / cảnh báo ↕
Bấm “Tra số ca kiện vấn đề” sau khi đã nạp dữ liệu kiểm tra quét giao hàng.

Quản lý hệ thống JFS - Trọng Quí Logistics

01Ngày báo cáo & lưu dữ liệu

02ABáo cáo COD J&T Cargo

Tỷ lệ ký QR theo shipper

02BBáo cáo COD Best Cargo

03Báo cáo COD J&T Cargo

04Tổng hợp theo công ty

01Đồng bộ dữ liệu JFS

Đồng bộ dữ liệu trực tiếp từ JFS

06Điều PICK

Bảng ánh xạ địa chỉ → shipper

07Tạo QR Code số lượng nhiều

Nhận dạng mã vận đơn từ ảnh

05Tính tỷ lệ ký nhận POD 2400

06Kiểm tra hàng đến đã được quét giao trên app chưa

Đơn hoàn chưa ký nhận – API JFS

07Kiểm kho – Đối chiếu hàng vật lý

Theo dõi ca kiện vấn đề